Unsaon Pag-organisar sa Sistema sa Pagpangitag Puluy-anan sa 7 Mga Lakang

01 sa 07

Unsaon Pagpahimutang sa Papel nga Pag-file + Sistema sa Pagtipig nga Magabuhat alang Kaninyo sa Walay Katapusan

Ang tinuod nga pakigbisog: ang pagdumala sa mga papel ug papel nga kalat ang mga gahong. Mao nga hinungdanon ang pagtukod sa usa ka sayon, mahimo nga home filing system nga gamiton gayud nimo. Karon, mao kana ang among buhaton, magkauban.

Tumong

Hibal-i kon unsaon pag-set up sa sistema sa pag-file sa balay nga imong gigamit sa tibuok nimong kinabuhi. Kinahanglan nga mahimong mapasibo ang pagdawat alang sa mga kausaban sa estilo sa kinabuhi, ug kini kinahanglan nga yano aron ikaw sa pagkatinuod magpadayon niini.

Unsa ang Imong Gikinahanglan

• Pag-filing cabinet o file box
• Nagbitay nga mga file folder (Ganahan ko niining mga kolor nga gihulagway sa ibabaw)
• Naglangkob sa Desktop file
• Shredder
• Pag-recycle bin
• Mga folder sa file
• Magbubuhat sa label o pen

Timing

Kini usa ka proyekto sa hinapos sa semana. Dili kami magsugyot sa pagsugod niini sa usa ka semana sa gabii human sa usa ka taas nga adlaw sa trabaho / eskwelahan, ug uban pa. Sugdi kini nga usa sa Sabado o Dominggo sa buntag nga sinangkapan sa usa ka kopa sa kape o tsa, ug usa ka let's-get-done-attitude.

02 sa 07

Tigoma ang Tibuok Imong mga Papel sa usa ka Dapit

Ang unang lakang sa pag-set up sa usa ka sistema sa pag-file sa balay mao ang pag-urong sa tanan nga mga file ug mga papeles ngadto sa sama nga luna aron mahimo nimo pag-sort, pag-recycle ug pagkiskis. Ang pagbaton sa tanan diha sa usa ka lugar adunay mga mosunod nga mga bentaha:

1. Kini magpunting kanimo sa pagtagad sa buluhaton. Kon ikaw maningkamot pagtuman sa usa ka buluhaton nga dili nimo mahunahuna mahitungod sa (sama sa pag-file), sa bisan unsa nga katarungan nga mahisalaag ug magsugod sa laing bag-ong proyekto. Kung anaa ang tanan nimo nga mga suplay (nalista dinhi) ug ang tanan sa imong mga papel sa usa ka lugar, wala ka gayoy katarungan apan sa pagkalot.
2. Mas maayo ka. Ang paghimo sa usa ka pagsilhig sa imong panimalay sa atubangan nagpasabot nga dili ka kinahanglan nga sublion ang buluhaton sulod sa pipila ka mga semana gikan karon kung imong makita ang usa ka nahikalimtan nga mga papel sa labhanan.

Pipila ka mga dapit nga pangitaon ang mga papeles (gawas pa sa imong dayag nga mga drowing sa lamesa, mga kabinet sa pag-file ug mail pile):

1. Ang sala. Ang mga papeles lagmit nga magtapok sa sala tungod kay kita sa kanunay walay ideya kon unsa ang buhaton kanila. Mao kini ang hinungdan nganong kinahanglan mo kanunay nga ibutang ang mga papel nga dili ka sigurado unsay buhaton sa pa sa akong mail in box.
2. Bag . Mga backpack, mga bag sa trabaho, mga bag sa kamot, bag sa gym, ug mga maleta.
3. Ang kusina. Ang mga piles sa papel adunay usa ka paagi sa pagtapos sa kusina. Kini tungod kay ang kusina kasagaran mao ang una nga dapit nga atong giagian sa dihang maglakaw kita sa pultahan.

Busa, tigumon ang tanan sa imong mga papel ug dayon ...

Pagpili sa usa ka maayo nga lugar uban sa usa ka malisud nga nawong nga imong mahimo pagmugna 5 piles. Tingali kini ang lamesa sa kusina, ang higdaanan sa guest room, o ang imong lamesa kon kini igo na. Kon wala ka sing igo nga kadako, ang salog nagapanghikot man.

Kon ikaw adunay daghan nga mga papel ang imong mga patong mahimong mahulog, dayon gamiton ang mga bins o bisan mga kahon sa karton. Isulat kini aron mapabulag sila ug aron malikayan ang mga sayup - sama sa aksidente nga paglabay sa tax returns sa miaging tuig ngadto sa "recycle" nga kahon.

03 of 07

Paghimulag ang Imong mga Papeles Ngadto sa Lima ka Mga kategoriya

Karon kini ang panahon sa pagnegosyo. Kinahanglan nga imong hikapon ang matag papel ug mohimo og desisyon mahitungod niini.

Pagdumala: Kinahanglan ka magdesisyon mahitungod sa matag piraso sa papel. Kini moadto sa usa niining mga kategoriya:

1. Aksyon: Mga papel nga kinahanglan nimo nga buhaton ug dayon isalikway. Ayaw'g malibug kini sa unsay among gipasabut sa kategoriya sa ubos ingon nga "Panimalay". Ang mga dokumento sa balay nga gisang-at nga permanente, ang Action files gamiton sa makausa ug unya gilabay.
   Mga pananglitan: mga imbitasyon, mga ticket sa parking, mga pahinumdom sa appointment, homework, mga bayranan, ug uban pa.

2. Archive: Ang mga papeles o mga dokumento nga kinahanglan nimong ibitay apan wala nimo kinahanglana ang reperensiya o paggamit sa kapin usa o kaduha sa usa ka tuig.
   Mga pananglitan: pagbayad sa buhis, mga rekord sa medikal, mga rekord sa akademiko, pamatuod nga miapil ka sa huwes sa huwes, mga buhat, mga kontrata, mga kontrata, ug uban pa.

3. Panimalay: Kini ang mga papeles nga imong gigamit aron mapadayon ang imong balay (ug kinabuhi).
   Mga pananglitan: mga kupon, mga resipe, mga manwal sa gumagamit, mga resibo alang niining mga tuig nga buhis, mga dokumento alang sa umaabot nga pagbiyahe, ug uban pa.

4. Pag-recycle: Mga papel ug mga dokumento nga wala mahulog sa bisan unsa nga mga kategoriya sa ibabaw ug walay personal nga kasayuran.
   Mga pananglitan: Junk mail, workheets gikan sa usa ka seminar nga dili ka na interesado, mga mantalaan, mga magasin, daan nga homework nga dili nimo kinahanglan, ginamit nga sobre, ug uban pa.

5. Shred: Mga papel ug mga dokumento nga wala mahisakop sa mga kategoriyang 1-3 apan naglakip sa personal nga pag-ila sa kasayuran.
   Pananglitan: Mga credit card nga gitanyag, daan nga mga pahayag sa bangko, mga bayranan, ug uban pa.

04 sa 07

Declutter + Biyai ang mga Dokumento ug mga File nga Wala Ka Nanginahanglan

Ang imong pinakadako nga pundok paga-recycle. Pag-recycle sa una - ang butang dinhi mao ang pagpakunhod sa kantidad sa papel nga imong giatubang sa madali kutob sa mahimo.

Sunod, gamita ang mga shredders - kini kinahanglan nga maglakip sa bisan unsang butang nga nagpaila kanimo lapas sa imong ngalan ug address.

Sa laing paagi, kini nga Guard Your ID Roller gikan sa The Container Store mahal kaayo ug praktikal alang sa mga masakiton nga adunay imong shredder jam. Niini nga paagi mahimo nimo pag-selyohan ang imong ID info ug pag-recycle mail ug mga dokumento uban ang personal nga kasayuran niini imbis nga magputli.

Karon nga imong giitsa ang basura, panahon na nga moadto sa pagtukod sa usa ka sistema nga:

1. Sayon nga gamiton, busa gamiton mo gayud kini;
2. Lig-on nga madugangan aron ma-accommodate ang mga kausaban sa kinabuhi ug bag-ong mga proyekto; ug,
3. Lig-ona kini kung kinahanglan nimo pangitaon ang usa ka butang nga dali, makit-an mo kini.

Ang katahum dinhi mao nga mahimo nimong mabuntog ang mga kategoriya nga labaw pa depende sa gidaghanon sa papel nga moabut ug mogawas sa imong balay o opisina.

05 sa 07

Ipahimutang ang File sa Archive para sa Imong Home Filing System

Sayon ra ang pagdesisyon kon unsang mga papel ang moadto sa imong Archive file. Kini ang labing importante nga mga papel nga imong gipanag-iya. Kini pamatuod nga ikaw ug ang imong pamilya anaa, pagbayad sa imong mga buhis, kaugalingong mga balay ug mga sakyanan, migradwar sa kolehiyo, mahimong mobiyahe sa gawas sa imong nasud sa pasaporte o visa. Kung ikaw usa ka tag-iya sa negosyo o adunay labaw pa sa usa ka propiedad, kini nga file mahimong mas dako pa.

Ania ang usa ka listahan sa mga sukaranan nga ipabilin kini nga file:

• tax returns
• medikal nga mga rekord
• academic records
• pamatuod nga nagsilbi ka nga katungdanan sa jury
• mga binuhatan
• pag-arkila
• kontrata
• pasaporte
• so cial security cards
• rekord sa panarbaho
• mga sertipiko sa bunyag
• asuransi sa kinabuhi / mga dokumento sa pagretiro

Tipigi kini nga mga papel sa usa ka kahon sa file sa mga label nga mga folder. Ikonsiderar ang pagpalit og dili masunog nga kahon sa higayon nga magsugod ka sa pagbaton og dugang nga "mga butang" aron magpabilin nga luwas.

hupti ang mga file nga imong gamiton kanunay (aka pipila ka beses sa usa ka tuig) sa atubangan. Ayaw pugngi ang pag-organisar niini nga luna tungod kay kon mas espesipiko ka nga kini sa pagkatinuod nagpalisud sa pagpangita sa mga butang kung tinuod ka, kinahanglan gayud kini. Sa kinatibuk-an, kung imong gilimpyohan ang imong file sa Archive, tinuod ka nga gikinahanglan ang piraso nga papel aron mahimo kini nga sayon ​​sa imong kaugalingon kutob sa mahimo.

Ania ang akong mga kategoriya:

• Academic
• Car
• Pagtrabaho
• Financial
• Panglawas
• ID
• Insurance
• Real Estate

Pag-organisar kanila sa alpabetiko, apan hupti ang ID nga file sa atubangan. Kini adunay mga butang sama sa imong birth certificate, pasaporte, social security card ug sertipiko sa bunyag. Dinhi usab kini diin kinahanglan nga imong huptan ang imong lisensya sa kaminyoon.

Aron tipigan kining mga papel, hugot nga gikonsiderar ang usa ka High-Security Deed Box nga dili moubos sa $ 50, usa ka dakong kantidad *. Ang laing kapilian mao ang High-Security Prescription Box. Kini usa nga gidesinyo alang sa medikal nga mga suplay apan dali nga makahupot og daghang mga dili-mawad-an nga mga papel.

Mahimo nimong ibutang ang imong kaugalingon nga DIY sa imong kaugalingong file, o mahimo nimong magamit ang FileSolutions Home Filing System.

* Kung mawad-an ka niini nga mga file, magbayad ka og daghan, labi pa aron makuha ang mga kopya gikan sa Registrars, Clerks Town / City, Academic Institutions, etc, busa ang $ 50 usa ka mapuslanon, maayo nga pamuhunan.

06 sa 07

Paghimo og File sa Panimalay

Ania ang usa ka maayong pamatasan alang sa unsa ang imong ibutang sa imong Household File: Ang bisan unsang butang nga kinahanglan nimo sa umaabot, apan dili kinahanglan nga molihok ka sa karon, wala kini sa imong Archive file. Gamita ang imong kaugalingon nga file sa panimalay (gitawag nga Household Workbook) isip usa ka ehemplo aron makabaton ka og mas maayo nga ideya kon unsa ang i-store niini nga file ug unsa ang dili.

Una, sa baylo sa usa ka kahon sa file o bin, gimugna ko ang usa ka binder nga adunay mga seksyon ug dayon mga bulsa aron sa pagtipig sa mga butang sama sa mga kupon ug gift card. Mahimo nimo kining gamiton nga binder ug adunay mga seksyon alang sa mosunod:

• Kupon / Mga Grupo
• Gift cards
• Mga dokumento alang sa umaabot nga mga biyahe / pagbiyahe
• Ang mga rebate nga akong gisumiter ug naghulat aron madawat ang akong tseke
• Mga resibo alang sa dagkong tiket nga mga butang sama sa usa ka kasangkapan o dako nga piraso sa muwebles
• Pagbaton og bulsa alang sa tanan nimong mga kard sa ganti
• Mubo nga mga sulat ug mga pakisayran nga mga materyal alang sa umaabut nga mga proyekto nga imong ginabuhat
• Mga resipe *
• Mga resibo alang sa buhis
• Mga polisiya sa seguro sa car / home / renter

Mahimo tingali nga ma-scan ang kadaghanan niini ngadto sa usa ka account sa Evernote , apan kung gikinahanglan nimo kini kinahanglan nimo nga i-print kini pag-usab, busa i-file kini sa notebook ug tawagan kini sa imong Household Workbook.

* Paghupot sa usa ka linain nga file alang sa mga resipe nga gusto nimo nga ibalik sa umaabot apan wala.

07 of 07

Pagpahimutang sa usa ka Action File

Ang Action file mao ang mga papel nga kinahanglan nimo nga buhaton ug dayon isalikway. Ang bisan unsang mga dokumento o papel nga kinahanglan nga ipasaka permanente o sulod sa taas nga panahon (labaw sa usa ka bulan), tingali nahisakop sa imong file sa panimalay.

Ang mga file sa aksyon mao ang:

• Gigamit sa makausa ug dayon gilabay; o,
• Mga file nga ginahulat mo nga buhaton.

Paggamit og usa ka kahon nga maghupot niini nga mga papel, ilabi na, ug among irekomendar kini nga kahon. Pilion ang orange tungod kay kini usa ka hilabihang kolor ug ang panghunahuna mao ang, kini makapahimo kanimo nga moagi sa kahon labing menos kausa matag semana. Kini mahimo usab nga magdoble ingon nga imong In Box nga makatabang pagdumala sa mail .

Ania ang mga panig-ingnan kung unsa ang ipabilin sa imong Action file:

Pagdapit sa sulat:

• Ang bisan unsa nga imong madawat pinaagi sa koreo magamit sa kini nga file
• Ang bisan unsa nga piraso sa papel usa ka tawo nga mohatag nimo o ikaw nga mag-agaw ug mag-shove sa imong panaptan mosulod dinhi

Mga butang sa kalendaryo:

• Mga imbitasyon alang sa umaabut nga mga panghitabo ug bisan unsang mga direksyon o mga kard sa pagtubag nga moabut uban kanila
• Mga bayranan nga ibayad ug dayon guntingon o i-recycle
• Ang mga pirma sa permiso aron mapirmahan
• Mga pahinumdom sa pagtudlo

Mga butang nga ibayad:

• Mga tiket sa parking aron magbayad
• Mga bayranan nga ibayad

Mga butang nga imong gihulat sa:

• Mga resibo sa bisan unsang butang nga bag-ohay lang nga imong gipalit kon ikaw modesisyon nga mobalik. Pananglitan, kung makuha nimo ang usa ka pakete gikan sa Amazon, imong itabod ang packing slip sa bin kung dili mahimo ang mga produkto ug kinahanglan nimo ibalik kini. Gikuha alang sa ubang mga pakete nga imong madawat.
• Mga resibo alang sa bisan unsa nga imong gihulat. Pananglitan, kung nagsumiter ka og bill sa imong kompanya sa seguro ug naghulat ka sa pagbayad, moadto kini nga file. Kon nakabalik ka ug usa ka butang ug naghulat ka nga makita ang refund nga makita sa imong bank statement o sa akong credit card nga bill, moadto kini sa kahon.

Mahimo nimong mabungkag kining maong file ngadto sa daghang mga kategoriya, apan mas sayon ​​nga itugyan ang tanan sa kahon niining kahon ug dayon moagi niini kas-a, kaduha o tulo ka beses matag semana. Niana nga punto mahimo nimo pag-recycle o pag-shred sa bisan unsang butang nga dili na nimo kinahanglanon, pag-file sa bisan unsang butang nga anaa sa Archive o Household ug paghimo sa bisan unsang butang nga kinahanglan nga tubagon. Ang tumong mao ang pagtipig niini nga file nga gamay kutob sa mahimo.

Apan ... ang lansis mao nga kinahanglan nimo nga pag-adto kini nga file labing menos kausa sa usa ka semana, labi nga mas kanunay. Gisugyot ko pag-ayo ang pagdugang niini nga buluhaton ngadto sa imong Personal nga Weekly Organizing Routine , kini nga paagi imong pagpasaka ug pagtipig sa usa ka gamay nga mga papel nga kausa sa usa ka semana kaysa sa